Wil je als bedrijf een evenement organiseren, dan komt daar heel veel bij kijken. Van een degelijke voorbereiding tot goede checks achteraf: je hebt heel wat te doen! Vaak wordt er dan ook samengewerkt tussen verschillende bedrijven om een evenement te organiseren. Dat hoeft echter niet perse, want dit is vooral afhankelijk van je doelstelling. Deze 15 tips helpen jou bij het organiseren van het perfecte evenement!

Tip 1: bepaal doel en doelgroep

Je kunt om verschillende redenen een evenement organiseren. Stel een realistisch doel, dat met het evenement gerealiseerd kan worden. Bepaal ook de doelgroep die je wilt bereiken (jongeren, ouderen, allochtonen, supermarktmedewerkers, voetbalfans etc).

Tip 2: bepaal je financiële ruimte

Voordat je het evenement op poten zet, moet je natuurlijk controleren of je het wel kunt betalen. Zorg dat je evenement past bij je budget: groot genoeg om te bereiken wat je wilt, maar klein genoeg om het betaalbaar te houden.

Tip 3: kies een handige dag en tijd

Het is belangrijk dat je een goede dag en tijd uitkiest. Kies een praktische dag en tijd die passen bij je evenement. Check ook even mogelijke grote evenementen, feesten of feestdagen, want het is jammer als je publiciteit misloopt door een grote voetbalfinale of een concurrerend evenement.

Tip 4: kies een praktische locatie

Voor sommige dingen is een afgelegen locatie handig, maar als je mensen uit het hele land verwacht is het praktisch om een locatie in het midden van het land te kiezen. Kies ook een locatie die past bij je budget, doelgroep en vervoersmiddelen van de mensen die je verwacht.

Tip 5: promotie

Je hebt een dag, een tijd en een locatie. Nu wordt het tijd om de boel te gaan promoten. Ook dit pas je aan op de doelgroep. Ouderen bereik je misschien beter door verspreiding van informatie via zorginstellingen, jongeren zal je veel vaker via social media bereiken.

Tip 6: het evenement zelf

Natuurlijk nog wel een klein detail: het evenement zelf moet worden opgezet. Begin hier op tijd mee en zorg voor een groepje mensen dat alles gaat regelen. Regel wat nodig is aan stands, promotiemateriaal dat verspreid gaat worden, sprekers of muziek.

Tip 7: sanitair

Goed en schoon sanitair zijn eigenlijk het belangrijkste item waarmee je evenement wel of niet succesvol zal worden. Overdreven? Nee, zeker niet als er dames zijn uitgenodigd! Mensen zijn overigens best bereid te betalen voor het toilet als dat in ruil netjes wordt schoongehouden.

Tip 8: catering

Ook de catering is afhankelijk van het type evenement. Zo is het bij dancefeesten gebruikelijk dat mensen alleen drinken mogen nuttigen in plastic of papieren bekertjes. Bij evenementen voor ouderen hou je rekening met zitplaatsen waar ze een lekker kopje koffie of thee kunnen nuttigen.

Tip 9: alles afwerken

Nu heb je eigenlijk al vrijwel alles opgezet. Maar dit is nog maar een grof raamwerk. Heb je al gedacht aan decoraties, dingen om je evenement gezelliger te maken, uithangborden… Er is nog zo veel wat je kunt doen om te zorgen dat mensen tevreden zijn tijdens je evenement!

Tip 10: eigen presentatie

Uiteraard draait het evenement om de presentatie van jouw bedrijf. Dus als het evenement start, zorg je dat jouw bedrijfsnaam zichtbaar is. Vlaggen aan de mast, bedrijfswagen herkenbaar en de werknemers passend gekleed. Dit is een moment dat je in de spotlight staat!

Tip 11: wees herkenbaar

Als mensen zich achteraf wel het evenement herinneren, maar niet welk bedrijf het organiseerde, heb je iets fout gedaan. Wees herkenbaar aanwezig! Je hoeft overigens ook weer niet té opvallend te zijn: als ze zich jou herinneren als een opvallende clown is dat niet perse positief te noemen.

Tip 12: gebruik naambadges voor personeel

Je kunt je werknemers voor herkenbaarheid voorzien van mooie en duidelijke naambadges, zodat ze herkenbaar zijn wat positief is voor je verkoopproces. Je kunt op deze manier zorgen voor goede interactie en het is heel prettig voor je gasten als ze weten wie ze kunnen aanspreken.

Tip 13: bedank aanwezigen

Bedank de mensen die naar je evenement zijn gekomen. Maak de gasten ook duidelijk dat ze van harte welkom zijn en behandel iedereen een beetje als VIP. Zo houden mensen goede herinneringen over aan je evenement.

Tip 14: geef een goodiebag mee

Waar zijn de meeste Nederlanders dolenthousiast over? GRATIS natuurlijk! En dus geef jij iedereen een goodiebag mee met herinneringen. Stop er minimaal 2 dingen in die ook nog nuttig gebruikt kunnen worden en verder uiteraard foldertjes en info om het tasje goed te vullen.

Tip 15: evaluatie

Evalueer achteraf je evenement. Ga na of mensen enthousiast waren en wat ze het leukst vonden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een vragenlijstje, maar je medewerkers kunnen dit ook wel vertellen als ze tussen de gasten hebben gelopen. Check ook of je doel is behaald in je cijfers! Een goed evenement is lastig te organiseren, maar is zeker de moeite waard. Of het nu gaat om promotie van je bedrijfsnaam of gewoon veel mensen een heel leuke dag bezorgen: jouw evenement zal zeker slagen met deze 15 praktische tips!

Er zijn al veel grote bedrijven die gebruik maken van herbruikbare naambadges. Echt opvallende concerns zijn het Holland Casino en de Rabobank. Het zijn zeer uiteenlopende bedrijven, die maar weinig overeenkomsten hebben. Dus waarom kozen al deze bekende concerns voor de herbruikbare naambadges van Uniq Print?

Holland Casino

Holland Casino is dé plek in Nederland om uitgebreid te gokken. Een avondje Holland Casino is een echte belevenis. Een rode loper, keurige bediening, strakke regels en een rustige sfeer zorgen dat iedereen zich hier thuis voelt. Een van de kleine, onopvallende details is het feit dat vrijwel alle obers, croupiers, managers en andere werknemers voorzien zijn van naambadges. Dat is erg prettig, want zo pik je ze er gemakkelijk uit en spreek je ze sneller aan. Het geef je met name een gevoel van gastvrijheid.

Rabobank

Bij een groot bedrijf als de Rabobank werken honderden mensen. Van stagiairs die net om de hoek komen kijken tot ervaren managers: iedereen kent zijn plaats. Kom je bij de Rabobank binnen, dan begin je bij de servicebalie. Daar kun je worden doorverwezen naar verschillende specialisten op het gebied van hypotheken, leningen, sparen, beleggen enzovoorts. Omdat het over geldzaken gaat, zijn je gesprekken eigenlijk altijd vertrouwelijk. Het is dan ook fijn dat jij weet met wie je nou eigenlijk zit te praten. Zeker als je met meerdere mensen te maken hebt, is het prettig om te weten wie je voor je hebt. Doordat de medewerkers van de bank een keurige naambadge dragen herken je ze snel, weet je hoe ze heten en heb je meer vertrouwen in hun adviezen.

Waarom herbruikbare naambadges?

Holland Casino en Rabobank zouden ook prima gebruik kunnen maken van gewone, goedkope naambadges. Waarom kiezen juist deze bedrijven voor herbruikbare naambadges, terwijl die over het algemeen duurder zijn dan gewone naambadges? Omdat ze hier op de langere termijn vele duizenden euro’s mee kunnen besparen! Herbruikbare naambadges kunnen namelijk heel gemakkelijk aangepast worden. Ideaal als de naambadge van persoon gaat wisselen of als iemand een andere functie krijgt. Wist je dat dat bij grote bedrijven meer dan 30 keer per dag voorkomt? Dan zou een gemiddeld groot bedrijf dus dagelijks 30 nieuwe naambadges moeten bestellen om iedereen ervan te voorzien! Bovendien zou het een enorme kostenpost opleveren als zo’n groot bedrijf de naambadges zou willen wijzigen, bijvoorbeeld als er een nieuw logo op wordt gezet. Daarnaast speelt het milieu-aspect ook nog mee. Als je 30 naambadges per dag moet weggooien, zijn dat (alleen werkdagen gerekend) 6.000 naambadges per jaar!

Grote bedrijven denken zo efficiënt mogelijk. Zeker wanneer je te maken hebt met grote aantallen werknemers, dien je hier goed mee om te gaan. Je moet niet alleen denken aan je eigen kosten, maar ook aan de uitstraling die je werknemers hebben voor klanten. Het is dus fijn als je je werknemers er helemaal tiptop uit kunt laten zien, terwijl je tegelijkertijd geld kunt besparen. In het geval van naambadges is goedkoop duurkoop: hoewel de herbruikbare naambadges bij de aanschaf duurder zijn, zijn ze over de langere termijn vele malen goedkoper dan gewone naambadges. Daarnaast wordt er veel minder afval geproduceerd en is de keuze dus niet alleen goed voor de portemonnee, maar ook voor het milieu!

Sommige bedrijven hebben een sterk personeelsverloop. Dat kan veroorzaakt worden doordat er veel flexwerkers zijn of omdat er regelmatig stagiairs aan de slag gaan. Verder kan personeelsverloop ook worden veroorzaakt door tijdelijke contracten die niet worden verlengd, of doordat er gebruik wordt gemaakt van uitzendkrachten. Wat is de beste manier van omgaan met een hoog personeelsverloop? In ieder geval moet het bedrijf zich daarop aanpassen door meer flexibiliteit te bieden. Een van de belangrijkste punten waar op gelet moet worden is herkenbaarheid. Dit wordt sterk bevorderd door het gebruik van naambadges binnen het bedrijf. Heeft jouw bedrijf een hoog personeelsverloop? Dan is het direct uitgeven van naambadges een must!

Waarom naambadges binnen het bedrijf?

Een bedrijf dat hoog personeelsverloop heeft, heeft over het algemeen een vaste kern van werknemers die er altijd zijn. Deze kern vormt de ruggengraat van het bedrijf: zij werken het nieuwe personeel in en beantwoorden vragen. Het is echter voor het vaste personeel bijzonder lastig wanneer er telkens nieuwe gezichten opduiken en de gezichten waar men net aan gewend is geraakt weer verdwijnen. Want wie is nou wie? Het gebruik van naambadges maakt dit een heel stuk eenvoudiger. Zo herkent iedereen elkaar snel en gemakkelijk. Zo weten je vaste werknemers al snel wie “Brian, stagiair” is, ook al is hij nog maar twee weken op de zaak. Mensen hoeven elkaar niet voortdurend te vragen ‘wie was jij ook alweer?’, waardoor ook de werksfeer een stuk gemakkelijker en vriendelijker wordt.

Presentatie naar buiten toe

Niet alleen voor je eigen werknemers is het prettig als men naambadges draagt. Ook naar buiten toe is het belangrijk dat je werknemers herkend worden. Bijvoorbeeld in de zorg zijn naambadges onmisbaar. Ze zorgen ervoor dat al die nieuwe gezichten van de werknemers meteen worden herkent, of dat mensen in ieder geval weten wie ze moeten aanspreken. Binnen de thuiszorg is ook regelmatig sprake van hoog personeelsverloop. Ouderen voelen zich sneller op hun gemak bij iemand die ze van naam kennen - dus ook hier spelen naambadges een belangrijke rol. Verder zien naambadges er professioneel uit, wat de presentatie van het bedrijf naar buiten toe verder bevorderd.

Herbruikbare naambadges bij hoog personeelsverloop

Wanneer er sprake is van hoog personeelsverloop kunnen naambadges behoorlijk duur zijn. De initiële kosten vallen wel mee als je standaard naambadges besteld, maar als je ze niet kunt aanpassen moet je regelmatig nieuwe bestellen. Elke nieuwe bestelling is weer een extra kostenpost, zeker omdat er ook nog eens verzendkosten bij komen kijken. Bovendien is het voortdurend opnieuw bestellen van naambadges lastig, het kost tijd én het is slecht voor het milieu. Daarom zijn herbruikbare naambadges een stuk voordeliger in deze situatie. Je koopt gewoon een flink aantal naambadges, waar je zelf de tekst op kunt plaatsen met de bijgeleverde software. Vervolgens kun je de naambadges terugvragen wanneer een van je werknemers voor het laatst komt. De ingeleverde naambadge pas je gewoon aan voor de nieuwe werknemer die eraan komt. Zo bespaar je veel energie, veel tijd en veel geld. Hoe hoger het personeelsverloop, hoe belangrijker herbruikbare naambadges worden in je bedrijfsvoering! Herbruikbare naambadges zijn ideaal als zich veel wijzigingen voordoen. Even via de software de tekst van de naambadge aanpassen, afdrukken en in de naambadge schuiven en klaar is de badge voor de volgende gebruiker! Het is zo makkelijk dat ook grote bedrijven zoals Hilton Hotels en het Holland Casino gebruik maken van deze naambadges. Let er maar eens op: hun werknemers zien er altijd keurig verzorgd én herkenbaar uit. Ook als het bijvoorbeeld gaat om stagiairs of tijdelijke uitzendkrachten!